広島県がGMOサインとコニカミノルタ提携で文書業務をデジタル化

広島県が文書業務のデジタル化を実現

広島県は、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社（以下、GMO）およびコニカミノルタジャパン株式会社との提携を通じて、文書業務のデジタル化を進めることを発表しました。この連携により、「GMOサイン」を用いた電子契約や電子公印を導入し、自治体業務の効率化を図ります。

背景：効率化の必要性

近年、人口減少が進む中で、自治体が持続可能な行政サービスを提供するためにはデジタルトランスフォーメーション（DX）が不可欠です。広島県は、文書管理業務や契約業務をデジタル化することで、業務の効率化と質の向上を目指しています。実際に、自治体では日々多くの文書を扱っており、これをデジタル化することは業務の円滑な運営に直結します。

紙からデジタルへ：GMOサインとコニカミノルタ

GMOは、自治体向けに電子契約サービス「GMOサイン」を提供しており、電子署名の信頼性と利便性が特徴です。コニカミノルタジャパンは、文書管理システムの構築を通じて、自治体が抱えるペーパーワークの削減を実現しています。広島県では2024年9月に新たな文書管理システムの構築をコニカミノルタジャパンに依頼し、2025年までに運用を開始する予定です。

この取り組みにより、広島県は契約書の決裁や署名、文書管理業務を一括してデジタル化することが可能になります。また、処分通知なども「GMOサイン電子公印」により電子化し、一元管理することで業務の効率化を大幅に進められます。

期待される効果

この連携に伴う大きなメリットは、印刷や郵送といった従来の手間を省くことで、時間とコストを大幅に削減できることです。ペーパーレス化が進むことで、環境への負荷も軽減されます。また、電子署名の導入により、不正利用を防止し、ガバナンスの強化にも繋がると期待されています。

今後の展望

GMOとコニカミノルタは、この取り組みを広島県に留めず、全国各地の自治体に向けた電子署名連携サービスの展開を目指しています。また、今後も機能強化を図り、自治体におけるデジタル化の支援を通じて、業務効率化や環境保護、SDGsへの貢献を進めていく計画です。

GMOサインとコニカミノルタのシステム

「GMOサイン行革DX電子契約」は、契約締結から管理までをスムーズに行えるクラウド型のサービスです。安全な電子契約を提供するこのサービスは、全国の約40%の自治体に導入されており、業務の効率化を図っています。一方、コニカミノルタの文書管理システムは、多様な文書のステータスを一元管理できる機能を提案し、自治体業務の精度向上に寄与します。

この新しい取り組みが、広島県の行政サービスにどのように貢献していくのか、今後の進展が期待されます。