ニップンドーナツ、経費精算業務の効率化を実現したDXの取り組み

数々の店舗を展開するニップンドーナツが、経費精算業務に革命をもたらしました。クラウド型経費管理サービス「Bill One経費」を導入することで、業務フローをオンライン化し、従業員の立て替え払いを解消。これにより、全社で月間100時間以上の時間を削減することに成功しました。

導入の背景

ニップンドーナツでは、各店舗が消耗品や備品を小口現金で購入していました。このプロセスでは、店舗からの事前申請、現金の引き出し、現金の管理が必要で、結果的に店舗の運営が煩雑になっていました。また、本社の管理部門も領収書の確認作業に時間を要しており、アナログな業務フローが大きな課題となっていました。

そこで、「Bill One経費」の導入が決まりました。このサービスは、経費精算業務をオンライン上で完結させ、法人カードでの支払いを可能にします。これによって、店舗と本社の業務効率を大幅に向上させることを目指しています。

効率化の具体例

「Bill Oneビジネスカード」は、店舗が備品を購入する際に小口現金を必要としなくなるため、事前申請や現金引き出し、現金管理という手間が省けます。支払情報は自動的にオンラインの管理画面に連携され、領収書もスマホで撮影してアップロードするだけで済む仕組みとなっているのです。この手法を用いることで、月間70時間以上の工数削減が見込まれています。

さらに、本社においても月間30時間以上の業務工数が削減される見込みです。領収書の郵送や照合作業が不要になるため、業務がよりスムーズに行えるようになります。また、店舗ごとに現金を管理する必要がなくなることで、半年に一度の現金監査や、担当者の変更時の名義変更作業も不要になるとのことです。

管理部門の声

ニップンドーナツの管理部長である喜多元樹さんは、「Bill Oneの導入により、毎月の事務処理が大幅に効率化され、業務の負担が軽減されました」とコメントしています。特に繁忙期には、書類の開封作業が30分も短縮され、業務負荷が平準化されました。

また、店舗運営を行うミスタードーナツの店主、山田萌夏さんも「偶発的な経費精算の際の支払い遅延が減り、リマインドメールが届くことで、漏れを防げている」と語っています。現金管理の手間がなくなり、店舗内の運営も円滑に行えるようになりました。

今後の展望

ニップンドーナツは、今後も「Bill One経費」を活用し、業務の効率化を一層推進する考えです。これにより、スタッフが接客や付加価値の高い業務により多くの時間を費やせるようにすることで、サービスの質向上を図ります。

節約された時間を使って、お客様とのコミュニケーションを深めることが期待されています。こうしたDX推進の取り組みは、今後の店舗運営の新たなスタンダードとなることでしょう。

ニップンドーナツについて

ニップンドーナツ株式会社は、1972年に設立され、「ミスタードーナツ」や「築地銀だこ」といった人気店舗を東京や神奈川、千葉、栃木で展開しています。正社員は53名に上り、経営の効率性を追求する姿勢が伺えます。

このように新しい取り組みを続けるニップンドーナツは、地域に愛される店舗を目指して、今後も不断の努力を続けていくことでしょう。